Zarządzanie sobą w czasie

Nie da się zarządzać czasem, możemy jedynie zarządzać sobą w czasie. 

Poniżej przestawiam kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu. Zarządzanie sobą w czasie i planowanie to podstawa rozwoju.

Matryca Eisenhowera

Składa sie ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwia ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania. Dzięki tej metodzie zarządzanie sobą staje się przyjemnością.
Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu, którym dysponujemy wpływają dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne.
Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne.
Pilność to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania zadania. Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą aktywność na mniej lub bardziej pilne.

 matryca

I – ważne i pilne

– sytuacje kryzysowe
– sprawy naglące
– zadania z datą realizacji
– zebrania, spotkania
 II – ważne i niepilne

– przygotowania
– zapobieganie
– sprecyzowanie wartości
– planowanie
– budowanie związków
– rekreacja, powierzanie

 III – nieważne i pilne

– niektóre telefony
– wiele zwykłych zajęć

– niektóre listy, raporty
– najbliższe sprawy naglące

IV – nieważne i niepilne

– codzienność, zwykłe zajęcia
– pożeracze czasu
– przyjemności
– telewizja, komputer

 

Zadania pilne i ważne można krótko nazwać zarządzanie kryzysem. Są to działania o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się w tej ćwiartce tabeli rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność czyli tzw. sprawy nie cierpiące zwłoki.
Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy o tym, co stanie się za chwilę.

Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać Zarządzanie samym sobą. To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy sie własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające sie problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Tu znajdują sie również takie aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych, planowanie długoterminowe itp.
Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym. Zadania te nie mają etykietki „pilne” i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania.

Trzecia  ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie Zarządzanie cudzymi priorytetami. Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do naszych wartości ani najważniejszych celów. Często wykonując czynności z tej ćwiartki możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację istotnych zadań.

Zadania nieważne i niepilne to pożeracze czasu. Warto zminimalizować czas poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne.

Zasada Pareto

Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.

Analiza ABC

Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Kiedy  jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane.
Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane.
Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.

3 komentarze


  1. Bardzo przydatny artykuł. Interesujący i na pewno mi się przyda! Mam kłopot z określeniem oraz zarządzaniem czasu

  2. Dziękuję, że przypomniałeś mi o tym co trzeba w pierwszej kolejności wykonać.
    Czasami zdarzało mi sie zajmować rzeczami, które wydawały mi sie najważniejsze do wykonania ale tak w rzeczywistości nie było. Traciłem czas na rzeczy, które spokojnie mogłem odłożyć na później lub delegować bez większego uszczerbku.
    Od teraz wracam do stosowania matrycy Eisenhowera.
    Pozdrawiam,
    Jacek Pastuszko
    Jacek Pastuszko ostatnio opublikował..Jak zwiększyć ruch na stronieMy Profile

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CommentLuv badge