System zarządzania czasem Cz.3

W tej części artykułu zaprezentuję kolejne sześć nawyków, które wchodzą w system zarządzania czasem o nazwie Zen To Done.

Pierwsze cztery nawyki (Gromadzenie, przetwarzanie, planowanie, działanie), które są podstawą oraz rdzeniem metody opisałem już w drugiej części, natomiast w pierwszej części znajdziesz podstawowe informacje dotyczące różnych systemów.

Zachęcam Cię, abyś najpierw skoncentrował się na pierwszych czterech nawykach zanim zaczniesz wdrażać sześć pozostałych. Oczywiście nie musisz wprowadzać do swojego życia wszystkich. Wybierz te, które najbardziej tobie odpowiadają i zgadzają się z twoim stylem bycia.

Przejdźmy do sedna sprawy.

5. Prosty, godny zaufania system

Wyrobienie sobie tego nawyku polega na tworzeniu i upraszczaniu własnego systemu, z którego będziesz mógł swobodnie korzystać. Leo Babauta proponuje stworzenie kilku (nie za wiele) list kontekstowych, które będą miały za zadanie podzielić twoje zadania na kategorie. Oto propozycja Autora: 1) PRACA, 2) PRYWATNE, 3) SPOTKANIA, 4) TELEFONY, 5) OCZEKUJĄCE.

Ja osobiście podzieliłem swój notatnik na nieco inne zakładki, oto one (być może będą pomocne również dla Ciebie): 1) BIEŻĄCE ZADANIA, 2) PRACA, 3) FINANSE, 4) HOBBY, 5) CELE, 6) LUDZIE, 7) ROZWÓJ, 8) PROJEKTY, 9) KOMPAS – PLANOWANIE, 10) OSOBISTE.

6. Porządkowanie

Ten nawyk ma na celu sprawienie, aby nasz system zarządzania czasem był uporządkowany. Autor proponuje kilka czynności, które warto wykonywać, aby ten cel osiągnąć. Oto spis przydatnych czynności, które warto wziąć pod uwagę:

– MIEJ JEDEN SYSTEM. Wszystkie kartki z zadaniami umieszczaj w jednym miejscu, zapisuj również najlepiej w jednym notatniku do tego przeznaczonym. Przetwarzaj te dane raz na jakiś czas.

– STWÓRZ ARCHIWUM. Dzięki takiemu archiwum zapobiegniesz uzbieraniu się masy rzeczy w miejscu, gdzie potrzebujesz przestrzeni.

– KONTROLUJ OKRESY PRZEJŚCIOWE. Jest to czas między zadaniami. W tym czasie warto zadbać o to, aby uporządkować miejsce pracy.

– ODZNACZAJ. Opracuj sobie system zaznaczania, dzięki temu będziesz wiedział co gdzie jest i na jakim etapie realizacji.

planowanie7. Przeglądanie

Jest to nawyk, który szczególnie warto wdrożyć do własnego systemu zarządzania czasem. Warto przeznaczyć sobie odrobinę czasu raz w tygodniu na tak zwany PRZEGLĄD TYGODNIOWY. Taki przegląd można podzielić na różne etapy. Może to wyglądać np. tak:

1. PRZEJRZYJ SWOJE CELE DŁUGO I KRÓTKOTERMINOWE. Analizuj swoje postępy i sprawdzaj, co udało Ci się w zeszłym tygodniu zrobić w kierunku ich osiągnięcia. Zastanów się, co jeszcze jest do zrobienia.

2. PRZEJRZYJ NOTATKI.

3. PRZEJRZYJ KALENDARZ. Sprawdzaj, co nie zostało zrobione i co czeka cię w przyszłości.

4. PRZEJRZYJ LISTY KONTEKSTOWE (w moim przypadku są to zakładki w multiplanerze). Usuń na tym etapie to, co nie jest potrzebne, przenieś dane zadania w odpowiednie miejsca.

5. WYZNACZ NAJBLIŻSZE CELE I USTAL DUŻE KAMIENIE (kamienie milowe, czyli najważniejsze rzeczy do zrobienia). Warto zaznaczać takie zadania w odpowiedni sposób.

8. Upraszczanie

Ten nawyk polega na upraszczaniu zawartości kalendarzy, notesów, notatników do minimum. Warto raz na jakiś czas zaplanować sobie kilka minut na upraszczanie. Przeglądamy wtedy wszystkie nasze miejsca i usuwamy, to co nie jest potrzebne i nieaktualne. Zajmujmy się tylko tymi sprawami, które są ważne oraz sprawy, które zajmą Ci tylko kilka minut, możesz zrobić od razu.

9. Ustalanie procedur

Chodzi tutaj o uporządkowanie mniejszych nawyków, które chcemy realizować każdego dnia. Dzięki ustaleniu tak zwanej rutyny, możemy zarządzać czynnościami, które powtarzamy i dbać o to, aby były one systematycznie realizowane. Możemy podzielić nasze nawyki na kilka kategorii.

1) SPRAWY ZAWODOWE. Czynności, które robisz w kontekście swojej pracy. 2) SPRAWY PRYWATNE. Tutaj mogą znaleźć się takie rzeczy jak płacenie rachunków, rozwój, czy też ćwiczenia fizyczne. 3) INNE. Tutaj możne się znaleźć to, czego nie ma w pozostałych kategoriach.

Warto planować sobie tak zwane bloki czasowe, w których będziemy skupiali się na konkretnej kategorii.

10. Odkrywanie pasji

Chodzi tutaj o to, że korzystanie z ZTD ma sens, gdy to co robimy sprawia nam przyjemność. Jeżeli tak nie jest, to należy zacząć szukać swojej Pasji. Gdy robimy to, co lubimy, to cała nasza motywacja do działania staje się motorem do osiągania swoich celów.

Zakończenie

Teraz nadszedł czas na eksperymentowanie. Wypróbuj każdy z nawyków i pozostaw do rozwinięcia te, które dają Ci najwięcej efektów i satysfakcji. Znając główne zasady systemu ZTD możesz zacząć tworzyć swój własny system, który będziesz dostosowywał do własnych potrzeb.

Zachęcam wszystkich do tego, aby poświęcić czas na wdrażanie tych nawyków do własnego życia. Gwarantuję, że poprawi to jakość oraz efektywność waszych działań.

Teraz nadszedł czas na działanie. Działaj i realizuj swoje plany.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CommentLuv badge