System zarządzania czasem Cz.2

W tej części artykułu opiszę pierwsze nawyki należące do Zen To Done. ZTD to system zarządzania czasem, system produktywności autorstwa Leo Babauty. Dzięki niemu możesz całkowicie uwolnić swój umysł od niepotrzebnego natłoku myśli i przeciążenia zadaniami, jednocześnie znacznie zwiększając swoją produktywność i efektywność.

Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z pierwszą częścią artykułu, koniecznie ją przeczytaj: System zarządzania czasem Cz.1.

Przejdźmy do rzeczy.

1. Gromadzenie

Nawyk ten ma na celu przede wszystkim „zrzucić z głowy” cały chaos dotyczący tego, co musimy zrobić i umieścić go na papierze. Głównym zamierzeniem tego nawyku jest to, aby mieć jak najmniej miejsc, w których gromadzimy rzeczy do zrobienia. Chodzi o to, aby mieć najlepiej jedno miejsce (np. na biurku), gdzie gromadzimy wszystkie papiery, karteczki…., które mają fizyczną postać, oraz aby mieć drugie miejsce, do zapisywania wszelkich pomysłów i planów, które chodzą ci po głowie.

Dobrze jest zacząć od umieszczenia wszystkich naszych materiałów, karteczek, notatek w jednym miejscu, np. w jakimś kartonie. Całym zebranym materiałem zajmiemy się w drugim nawyku. Podobnie należy uczynić ze wszystkimi  rzeczami do zrobienia, które są w głowie. Zacznijmy spisywać wszystkie nasze pomysły, zadania… w jednym miejscu. Na początku może być to trochę czasochłonne, później zajmie mniej czasu, ponieważ ogranicza się jedynie do dopisywania bieżących spraw. Wpisuj tam nawet pozornie mało ważne sprawy, takie jak np. zakup nowego długopisu, czy zmiana firanek w pokoju. Uwolnij umysł całkowicie, przelewając wszystko na papier. Warto zrobić sobie zakładki w notesie czy też w jakimś elektronicznym urządzeniu. Chodzi o podział na kategorie, np. takie jak związane z pracą, rodziną, związane z rozwojem itp.

Kluczem pierwszego nawyku jest to, abyś zapisywał pomysły w chwilę po tym, jak pojawią się w Twojej głowie, zanim o nich zapomnisz. Jest to bardzo ważne. Dlatego dobrze jest korzystać z takiego notatnika, czy też urządzenia, które ma się zawsze przy sobie.

Gdy trzymamy informacje w jednym miejscu będziemy wiedzieli, gdzie spojrzeć, aby mieć do nich dostęp w każdej chwili. To daje nam odprężenie i wolny umysł.

Warto poświęcić nieco czasu, aby zebrać taki materiał zanim przejdziemy do drugiego nawyku. Warto wdrożyć ten nawyk do swojego życia i żyć nim na co dzień.

2. Przetwarzanie

Drugi nawyk to nic innego jak umiejętne przetworzenie zebranego materiału. Polega on na przeglądaniu zgromadzonych zadań i podejmowaniu szybkich decyzji, co dalej. Należy tak robić aż do momentu, gdy przetworzymy każde zadanie ze swojego notatnika oraz każdy kawałek papierka z miejsca w którym go umieściliśmy. Najważniejsza jest tutaj decyzja. Gdy przeglądasz, to co wcześniej zgromadziłeś od razu podejmuj decyzję co z tym zadaniem dalej zrobić. Nie odkładaj na później. Zrób to teraz.

Warto przetwarzać informacje co najmniej raz dziennie.

Jak przetwarzać?

Zacznij od początku, od „góry”. Przeczytaj pierwsze zadanie i zrób z nim od razu jedną z poniższych rzeczy: a) ZRÓB TO OD RAZU – jeżeli przetwarzane zadanie nie zajmie ci więcej niż 2 minuty to nie zwlekaj. Zrób to! b) PRZEŁÓŻ NA PÓŹNIEJ – jeżeli dana rzecz zajmie więcej czasu to wpisz ją na swoją listę rzeczy do zrobienia albo na odpowiednio inną listę. c) POZOSTAW – jeżeli nie wiesz kiedy daną rzecz będziesz realizował to warto pozostawić takie zadanie. Można dopisać jakąś notatkę typu: na grudzień. Pozostawiamy jedynie takie zadania, którymi nie chcemy zawracać sobie głowy w danej chwili i wiemy, że za kilka miesięcy się za to zabierzemy. Możemy przepisać sobie takie zadanie np. w kategorii „na później”. d) DELEGUJ – niektóre zadania można powierzać komuś innemu, gdy przekażemy zadanie innej osobie, to usuwamy je z naszej listy, ewentualnie odpowiednio zaznaczamy. e) USUŃ – niektóre zadania mogą się okazać mało ważne, wówczas po prostu je usuwamy.

3. Planowanie

Nawyk ten to umiejętne rozplanowywanie zadań na najbliższe dni. Nadajemy konkretnym zadaniom terminy. Ustalamy tak zwane „duże kamienie”, czyli najważniejsze rzeczy do zrobienia. Ja osobiście planuję w perspektywie całego tygodnia. Określam najważniejsze dla mnie sprawy i umieszczam je w konkretnych dniach. Można stworzyć tak zwaną „listę tygodniową”. Można ją tworzyć równocześnie z procesem przetwarzania.

Każdego dnia tworzymy również „listę dzienną”. Warto zastosować hierarchię zadań i skupić się na początku na najważniejszych trzech zadaniach. Ja osobiście rzadko ustawiam zadania godzinowo, chyba, że jest to konieczne, np. jakieś konkretne spotkanie.

4. Działanie

Jest to najważniejszy nawyk. Wybieramy zadanie i wykonujemy je. Niby jest to proste, a zarazem najtrudniejsze. Oto kilka wskazówek jak ułatwić sobie to zadanie. a) RÓB JEDNĄ RZECZ NA RAZ. b) ZACZYNAJ OD RZECZY NAJWAŻNIEJSZYCH. c) NIE PRZERYWAJ SWOJEJ PRACY. d) NAGRADZAJ SIĘ ZA WYKONANE ZADANIE.

Jak ja to robię?

zarzadzanie czasemPowyższe cztery nawyki to fundament. Należy się najpierw skupić właśnie na nich. Nie rzucajmy się na wszystko na raz. Najtrwalsze zmiany wprowadzane są krok po kroku. Sam opracuj sobie sposób i metodę na wdrożenie i życie zgodnie z tymi nawykami. Każdy z nas ma możliwość robić to po swojemu.

Pozwólcie, że podzielę się z wami jak ja podchodzę do tych nawyków i jak ja w praktyce stosuję ten system zarządzania czasem.

Zacznę od tego, że korzystam z multiplanera papierowego (być może za jakiś czas opiszę dokładniej to narzędzie). Jest to połączenie notatnika z agendą oraz ma część podzieloną na kategorie. Do notatnika zapisuję wszelkie notatki i zadania, które mam zamiar w przyszłości zrealizować oraz bieżące sprawy. Jeżeli dane zadanie posiada jasno określoną kategorię, to od razu zapisuję je do odpowiedniej zakładki, np. do zakładki praca. Co jakiś czas poświęcam trochę więcej czasu, aby przelać na papier zadania i pomysły, które chciałbym w przyszłości zrobić.

Następnie analizuję dane zadania i przydzielam je do odpowiednich zakładek. Do niektórych dodaję datę. Jeżeli dane zadanie składa się z kilku mniejszych albo zawiera więcej informacji to gdzieś w notatniku opisuję je bardziej szczegółowo, a w zakładce umieszczam jedynie odnośnik z numerem strony, na której dany opis się znajduje.

Raz w tygodniu przeglądam swoją „deklaracje misji”, która jest moim fundamentem i kompasem wyznaczającym mi kierunek rozwoju. Na jej podstawie określam role, jakie będę pełnił w najbliższym tygodniu (np. rola ojca) i określam do każdej roli maksymalnie trzy główne zadania „kamienie milowe”. Następnie wpisuję je do odpowiednich zakładek oraz (jeżeli mają określony termin) do agendy. W moim multiplanerze agenda (terminarz) jest tak ułożony, że jednocześnie widoczny jest cały tydzień (rozkładówka), ułatwia to planowanie.

Każdego dnia wieczorem przeglądam zakładki i umieszczam na następny dzień konkretne zadania. Kamienie milowe już się tam znajdują. Każdego ranka przeglądam zadania na dany dzień i realizuję je w ciągu dnia. Jeżeli z czymś nie zdążę, to przenoszę dane zadanie na następny dzień.

Raz w tygodniu przeglądam cały poprzedni tydzień, i staram się wyciągnąć wnioski oraz przenoszę na kolejny tydzień, to czego nie udało mi się zrealizować. Cały ten proces staram się powtarzać.

To tak w wielkim skrócie. Być może niektórym wyda się to skomplikowane, jednak w rzeczywistości jest bardzo proste i zajmuje niewiele czasu. Jedynie raz w tygodniu w niedzielę, rezerwuję sobie więcej czasu, aby zaplanować cały kolejny tydzień. A w ciągu dnia dodaję tylko bieżące zadania i przeglądam konkretne zakładki.

System jest bardzo prosty i łatwo można go dostosować do swojego charakteru.

W trzeciej części znajdziesz opis pozostałych nawyków oraz kilka innych informacji dotyczących systemów zarządzania czasem. Zapewniam jednak, że te pierwsze cztery nawyki są fundamentalne i zarazem wystarczające, aby efektywnie zarządzać sobą w czasie.

Zachęcam do pisania w komentarzach o swoich wrażeniach dotyczących ZTD oraz do dzielenia się własnym sposobem na organizację czasu.

2 komentarze


  1. Witaj
    sposób, który opisujesz świetnie sprawdza się tak w pracy, jak i w życiu osobistym, jednakze wymaga ogromnej samodyscypliny. a nad tą równiez nalezy pracować. Kontrola i dyscyplina to podstawa kazdego działania, planu, zamierzenia, które pragniemy zrealizować – czy to w biznesie czy w zyciu osobistym. nalezy miec cel przed oczyma, dyscyplinę w sobie a wtedy organizacja czasu jest po prostu nawykiem, który w sobie mamy i bez którego juz później nie wyobrazamy sobei zycia.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CommentLuv badge